一、前言
今天在教完一整天的跑酷之後，立馬搭捷運殺到活動場地。 (出社會後不如學生時期，沒什麼閒暇靜下心來學習。)
在學生社團時期你可能聽過不少 “團隊領導”、“組織架構”、“活動企劃”、“專案管理”…..etc 但是專精 ”行政” 的分享講座你很可能是頭一回遇到。
談到行政的重要性，就像是講者 (陳沛穎) 之前在文章 (連結如下附) 裡提過的：
「行政是圍繞人開展的工作，對外的言談舉止影響團隊形象，對內的應對進退關乎團隊效率。」
(文章連結：https://goo.gl/5gWVSj)
二、進入正文 (個人觀察、想法整理)
→ 報到及入場：
在報到並進入活動場地之後，看到整場分好組的桌椅。 跟朋友寒暄後就隨地坐著 (剛好是第一桌)。 看著螢幕上那 10 個選項，後來才知道號碼和選項是一開始可以先選擇的討論主題。
讓我想到這或許是在活動開始前用來破冰的環節。
透過不同主題找到對特定主題有相同興趣的人，並且在各桌安排引導討論的人員，可以讓各桌的會眾在開始前先為活動做準備，也多了一個共同話題來化解面面相覷的尷尬氣氛。
(只是這個環節的設計上或許沒那麼刻意，因為我是後來才注意到螢幕的)
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→ 行政的難題：
行政技巧，也正是老一輩社團人所說的 “做事的眉角”。 但是難題在於：我們很難細膩的掌握和劃分各個環節 (也就是結構化)，大多數都是憑著 “直覺和經驗” 去做事。 在無法明確說明和直接重現情境的狀況下，這些 “做事的眉角” 也無法被很好的傳承下來。
對於社團人而言只要照著基本 SOP 走，你可以辦一個 60 分的活動。可是這種活動不溫不火，你未必會想再來參加第二次。
在學生社團時期，“行政” 的概念一直是我最想交棒給社團學弟妹，卻又備感棘手的領域。 一來是抽象，該怎麼定義行政？ 二來是瑣碎，該怎麼拿捏範圍？
這兩個困擾已久的問題，在今天都獲得了明確的思考方向。也對我之後在協助學弟妹經營社團上有了很大的啟發。
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→ 六大風險因素：
而在這場講座中我覺得最重要的是這六點：
人：工作習慣、個性地雷、權力流程 事：方案發想、任務分割、執行地雷 時：溝通成本、聯絡時間、往返確認 地：場地租借、使用限制、入場流程 物：數量成本、關鍵物資、分送拿取
基本上以舉辦活動而言， 只要隨時檢核因素做適當的應對，就可以讓活動順利進行。 當然還有講座中提到的團隊性質 (扁平還是階層)、加入團隊的時間點 (是元老還是救火隊員) ……都是需要考慮的因素。
但是我個人認為要短時間內就掌握這些檢核方式並不是很容易。這需要從小型活動開始嘗試，再經由長時間的累積才能夠活用。
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→ 行政人員需要具備的特質 (我隨性整理的)
- 肝夠硬 (尤其當你很常為專案熬夜救火時)
- 細心雞婆、要有小劇場 (能想到別人不會立刻想到的問題)
- 同理思考會眾最糟糕的體驗 (藉此反推和設想可能性)
- 在專案、活動中是連結各個單位的橋樑 (居中協調) …
除了上述所列之外，私心覺得有一點也很重要： 「事情要說到做到、有始有終，就算無法完成也得做好收尾。」
我覺得這是行政的基本，也是建立團隊信任的最根本。
三、結語
這場活動 CP 值爆表，遠超乎我的預期。很有收穫的夜晚，感謝 活動家 HOST 辦的這場講座！
我下次會拉朋友一起來！