盛夏工作坊 - 幹部訓練營

tags: 社團 活動 知識 筆記 學習

• 活動時間：2019/09/13 (五) - 2019/09/15 (日)
• 內容整理者：羅左欣

一、活動設計

• 發想檢視工具
  
• 活動核心三軸：有趣 (Fun)、有意義 (Meaningful)、可執行 (Do)
  1. 有趣 (Fun)：吸引大家的注意力
     • 【定義】大家會反覆操作，卻未必有實質意義的事情 (就是有趣的事情)。
       • STEP 1 - 在心中選一個參加過的活動作為標的，設計出一個更 有趣/無趣 的版本。
       • STEP 2 - 練習擬態：從你想學習的好活動中拆出 關鍵元素，再應用於自己的活動。
         • 【效率】拆出元素 > 自己發想。
         • 【說明】關鍵元素
           1. 從活動中移除，該活動就會變弱。
           2. 用在其他地方，同樣能夠有效。
           3. 必須是具體元素，而非抽象代表。(抽象的詞彙需要具體的行為來營造)
              • 具體元素：手掌的互握 (一看就知道，可直接使用)
              • 抽象代表：儀式感 (需要轉換思考，不易使用)
     • 【舉例】有 ________ (自行填寫) 感的活動
       • Ex1：有 夜店感 的活動
         • 【元素】光線不明、音樂大聲、冷氣夠冷…etc
       • Ex2：有 營火晚會感 的活動
         • 【元素】架好的柴火堆、柴油的味道、點燃的火把…etc
  2. 有意義 (Meaningful)：定義 (意義層面上的) 有/無、可/否證明
     • 【定義】可以是心目中的理想或是自己設定的標準，意義是人造產物。
       • STEP 1 - 設定一條底線，若該活動沒有達到這條線參加就沒有意義。
       • STEP 2 - 探討 高標 與 低標。
         1. 先考量高低標關係
            • 高標：做不到不會被笑，做得到會很厲害。
            • 低標：做不到會被嘲笑，做得到沒有稱讚。
         2. 再考量象限與面向 (高標與低標可能呈不同面向)
            • Ex：相互仰賴的伴侶
              • 彼此 結婚相許 (高標)，卻 老死不相往來 (低標)。
              • 彼此 離婚分居 (低標)，卻 始終長相廝守 (高標)。
         3. 最後根據活動原始目的，重新定義活動高低標。
       • STEP 3 - 實際執行並完成活動，設法將活動意義帶往高標。
  3. 可執行 (Do)
     • 【元素】緣起 (Original)、Prepare (行前)、Now (現場)、後來 (Past)
     • 【定義】活動在現實面上能否被執行，並朝著 理想活動 前進。
       • STEP 1 - 思考 現場 (Now)：構思理想的現場。
       • STEP 2 - 準備 行前 (Prepare)：從最理想的現場去發想事前所需要的準備。
       • STEP 3 - 應對 後來 (Past)：針對活動結束後的檢討、後續效應和行政工作進行事前籌劃。
       • STEP 4 - 完善 緣起 (Original)：向業主或單位提案時，想一個完美的活動緣起。
         • 情緒曲線
           
         • 敘事架構
           1. 本來 ________ (情緒接著往上升)
           2. 曾經 ________ (情緒接著往下降)
           3. 現在 ________ (情緒接著往上升)
           4. 此刻 ________ (情緒接著往上升)
           5. 期望的未來 ________ (期望的結果)
         • 句子結構
           • 因為 ________ (背景)
           • 藉由 ________ (行為)
           • 達到 ________ (成果)
           • 以致 ________ (價值、效益)

二、公眾演說

• 演說比重
  • 肢體語言 (60%)
    1. 眼神視線
       • 眼睛記得看觀眾 (跳躍導覽)
    2. 身體姿勢
       • 露出頭部、露出身體中線
  • 演講聲音 (30%)
  • 實際內容 (10%)
• 注意事項
  • 收小腹站著，盡可能在不怪異的狀況下張大嘴巴說話。
  • 隨時都要聽自己的聲音，看台下的觀眾。
  • 適時調整音調高低。

三、行政策劃

• 基本核心概念
  1. 行政核心精神：做人做事，邊學邊做 (累積直覺)。
  2. 在行政事務上實現對於議題的關注。
  3. 工具不是關鍵，關鍵的是要建立夥伴直覺易懂的協作邏輯。(可以將行政流程視覺化)
  4. 規劃需求、排出輕重緩急，在資訊傳遞、發布上需要做預防措施。
  5. 展開執行細節：根據議題種類，聯想所有行政工作上會需要的元素和細節。
     • 句型：說到「XXXX」，你會想到什麼？
     • Ex1：說到「幫忙訂餐」，你會想到什麼？
     • Ex2：說到「付錢給人」，你會想到什麼？
     • Ex3：說到「印文宣品」，你會想到什麼？
     • Ex4：說到「講師邀約」，你會想到什麼？
  6. 行政的未來趨勢是公關化。
• 行政的類型
  1. (前期) 防守型行政：展開式思考，盡可能的補漏洞。 建立信任
  2. (中期) 進攻型行政：掌握話語權，從流程思考下手。 實踐自我
  3. (後期) 混合型行政：因地制宜、客製化。(小處著手，大處著眼) 工作機會
• 常見的工作 - 根據對象思考前置工作
  • 對接社長/上級主管：在指令中找到需求，並確認。
  • 對接總務/核銷單位：標準核銷單據 (常用種類、合格核銷)。
  • 對接美宣/合作設計師：印刷物的認識、提供報價。
  • 對接器材活動/廠商：動線 (工作人員進撤場的動線以及來賓進出場的動線) 確認、電力設備及硬體配合的方式等。
• 經典案例 - 該如何邀約講師？
  • 核心概念：對等資訊、誠心相待
    1. (基本) 對等資訊讓對方可以做基本判斷 (講師費、車馬)。
    2. (進階) 動之以情，說之以理 (對方有名不是理由，只是形容)。
    3. (核心) 基本掉球會造成公關危機；用心研究會產生擴散性。
    • 認真的邀請，你會得到的比想像的更多，也至少不會出包。
    • 不能把要求凌駕於講師的義務之上。
  • 基本資訊
    
    • 錄影、錄音要事先詢問並取得同意。
    • 有回信進入資料確認模式、接待；如果沒有回信，要立刻止血。
  • 邀約的撰寫結構
    
  • 邀約成功率分析
    

四、行銷贊助

• 核心目標：拉贊 (X) >> 雙贏 (O)
  1. 心態：彼此是合作關係，視為一種合作 (不應該是單方面的關係，Ex：我要你的錢)。
  2. 抱持雙贏的心，努力去搶最多的資源。

STEP 1 - 前置作業

• 在開始之前，需要先想想
  1. 先確定你要找誰？做什麼？
  2. 看 自己 有什麼。
  3. 看 對方/目標 有什麼。
     • Q：覺得自己好像沒有辦法給對方什麼東西？
       A：思考自己跟對方有什麼樣的 共同目標。
• 合作的考量要點
  1. 確定 TA 相同、目標相同 (TA，Target Audience - 目標受眾/目標客戶)
  2. 確定 理念相同 (CSR - 企業社會責任)
  3. 確定 檔期相同 (對方剛好有檔期，而對方剛好也有預算)
     • A 公司剛好做行銷，B 公司剛好可以藉此合作。
       • Ex：特定季節、特定節日
  4. 確定 互助互利 (我可以額外幫對方做什麼？)
     • 在我這裡做的成本很低，在對方那裡做的成本很高。
  5. 確定 風格相同 (品牌、Style、主題性強烈)
     • 跟對方說明是因為什麼原因找到他們，彼此之間有什麼利益關係。
       • Q：你為什麼會找上我們？
         A：因為你們的 _____
     • 關鍵案例集
       • 【案例 1】曝光本身不具備一定的吸引力，但置入進來會變成什麼樣的象徵？
         • 電影服裝贊助：可以協助對方用電影規格拍攝衣服花絮。曝光本身並不重要，置入進來會變成甚麼象徵，可以帶來什麼樣的品牌形象才是我們要去想的。
       • 【案例 2】活動介紹
         • 活動介紹不是廠商在乎的重點，重點是活動帶來什麼好處。(不能只單純講特色)
           • Ex1：有某某藝人 (特色)，他可以帶來多少曝光 (好處)。
           • Ex2：活動辦在華山 (特色)，有多少人流 (好處)。
       • 【案例 3】學生活動的好處/亮點？
         1. 上班族沒朋友，學生是容易團報的族群。
         2. 提早建立品牌形象。
         3. 善於擴散資訊 (社群網路)。

STEP 2 - 著手進行

Q：活動企劃書 vs 贊助企劃書？
A：活動企劃書 (內部溝通用)、贊助企劃書 (包裝之後的活動，視為活動宣傳、Sales Key)

• 列舉贊助名單 (依據需求，可以從以下切入點開始)
  • 贊助的項目
    • 大多數情況下想拉的是錢，或是等值商品。
    • 用以下分類列出表格，在能力範圍內找出所有可能合作的廠商
      1. 你想要的
      2. 會用到的 (食衣住行育樂)
      3. 撿到的 (關係) (超出原先預期額外得到的東西)
  • 在合作時不要只思考單次，而是思考往後的長期合作。
  • 若現階段的贊助方式無法滿足需求，則可以改談未來合作時的贊助方式。
• 各時期的相關工作
  1. 贊助前：蒐集潛在名單、撰寫贊助企劃書、進行合作談判
  2. 活動中：對應聯絡窗口、進行活動記錄
  3. 結束後：活動結案工作、進行顧客關係管理 (CRM)

五、會議溝通

• 開會的目的是什麼？
  • 丟出想法、梳理資訊、統整認知。
• 思考最大的敵人是混亂。
• 三大會議型態：
  1. 幹部會議 決策 (重視交流)
     • 大方向討論、代表組員傳遞意見。
       • 優勢 (O)：快速掌握全社，具決策權。
       • 風險 (X)：拿捏過濾資訊，會議不透明。
  2. 組內會議 執行 (重視實務)
     • 社團運作執行端，共識凝聚。
       • 優勢 (O)：輕鬆、暢所欲言，瞭解真實想法。
       • 風險 (X)：目標無優先順序，避免爭執怠慢。
  3. 組間協調 決策兼執行 (重視交流)
     • 互相溝通協調，取得平衡。
       • 優勢 (O)：兼具決策與執行，透過協調達成目的。
       • 風險 (X)：談判空間站不穩，組內未有共識。
• 會議 7P
  • 始於目的，終於產出
  • 人員有準備，程序防風險
  • 行政不斷電
  1. 目的 (重視 Why)
     • 真實目的，反覆釐清。
     • 大家相信，才有動機。
     • 資源有限，有捨有得。
  2. 產出 (重視 What)
     1. 論點：統合分歧意見。
     2. 方案：供討論的做法。
     3. 進度：實際操作時程。(計劃書、時程表…etc)
     4. 行動：活動臨時救火。
  3. 人員 (重視 Who)
     • 形式上：象徵與代表。
     • 實務上：負責與擔當。 (負責人 or 實際執行的人)
       Q：是否要讓所有人同時參與會議呢？ (決策、執行)
       A：視情況決定。
  4. 準備 (重視 發揮功能)
     • 出席人所做的會前準備。
       Ex：提案報告、執行方案、宣佈事項、議題資料蒐集、準備論述…etc
  5. 程序 (重視 下一步)
     • 議程與會議規範，決定結論如何產生。
       Ex：當人數過半，則會議開始
       當發話過久，則中斷
       當人數過少，則取消會議
       當重大表決，則需過門檻
       當想要發言，則先舉手
       當想要提案，則事先登記
  6. 風險 (重視 不出包)
     • 檢視最壞狀況，想辦法預防 / 減低影響。
       Ex：怕沒共識，要求出席人數
       怕開天窗，要求準時開會
       怕沒點子，要求一人一提
       怕沒精神，要求前天早睡
  7. 行政 (重視 不斷電)
     • 程序使會議開的好，行政使會議開的成。
       Ex：會議邀請、行前通知
       會議資料、會議記錄
       場地器材、座位配置
       端茶水、備午餐
• 分工不明確，可以怎麼進行？
  • 專案化，統一由某人指派。
  • 列表化，認領任務。
• 會議任務
  1. 確認問題
  2. 所有資訊 皆被理解
  3. 所有意見 皆已提出
  4. 得出共識
• 如何判定會議有沒有幫助？進展？
  • 不說話的人，沒有參與會議的必要 (?)
  • 只要在會議前，跟會議後有新的認知和所得即可 (?)
• 六頂思考帽
  • 理性感性：事實 (白)、情緒 (紅)
  • 狀況判斷：風險 (黑)、價值 (黃)
  • 發散收斂：控制 (藍)、創造 (綠)
• 如果把思考帽觀念用在會議上的話，可以怎麼做呢？
  (1) 白 > (2) 綠/紅 > (3) 黃/黑 > (4) 紅
  • 說明
    (1) 白：檢視事實
    (2) 綠/紅：發想點子
    (3) 黃/黑：將前面的點子補足論述、框架
    (4) 紅：最後決策

六、團康主持

Q：引言人的工作是什麼？
A：只要你站在台前帶起場子，就是引言人。

(一) 關於團康主持

• 團康主持的應用類型？
  • 脫口秀、司儀、研習、DJ、主播、晚會、音樂會、團康、引言人…etc
• 什麼是團康？
  • 廣義團康：隊呼、默契、動跳、其他
  • 狹義團康：遊戲、大地、RPG
• 各類型團康介紹
  1. 認識型：互相認識 (認識彼此、認識自己)。
     • 目的：破冰
       • 優點：短時間認識彼此且達到熱絡。
       • 缺點：彼此之間熟度過高時，操作會有困難。
     • 時間：第一次見面、第一次社課
     • 舉例：餅乾盒子、姓名滾雪球、蘿蔔蹲、共同點賓果、星光夜語
  2. 反應型：單人成隊，遊戲目標較簡單。
     • 目的：提振精神、帶動氣氛
       • 優點：拉高情緒熱力門檻低。
       • 缺點：容易受傷、消耗體力、只有 High 有點空虛。
     • 時間：無限制
     • 舉例：鬼抓人、烏龜烏鴉、小蜜蜂、心臟病、捏麻糬
  3. 合作型：需要組隊、遊戲目標較複雜。須與隊友合作、策略討論，容易對勝負執著。
     • 目的：培養組隊情誼、提升彼此情感
       • 優點：玩家們能夠自己投入，較不吃主持的能力。
       • 缺點：霸凌的形成。
     • 時間：隨時 (有隊伍為前提)
     • 舉例：支援前線、竹筍竹筍生、我當你的眼
  4. 定義型：主持人單撐，台下彼此較無互動。
     • 目的：抓住吸引力
       • 優點：不被場地受限，隨時都能自由發揮。
       • 缺點：極度吃主持人功力。
     • 時間：隨時
     • 舉例：開門關門、海龜湯、好小熊壞小熊、請問有幾聲、黑色幽默
  • 組合技：前四種的混合型。
    • 目的：自行決定
      • 優點：能夠達到任何自己需要的目的。
      • 缺點：預期不一定能成真。
    • 時間：自行決定

(二) 關於互動帶領

• 核心三軸：可執行 (低標) → 有趣 → 有意義 (高標)
• 互動帶領：內容與受眾互動
  • 講者、執行者是內容的載體，內容才是關鍵。
  • 內容架構：
  • 架構順序：
    • → 反思 (6) ←
      • 回顧：精彩好球！
      • 修正：檢討鍛鍊。
      • 啟發：在互動或遊戲之外，記得要達到 活動目的。
    • → 內容 (4) ←
      • 基本元素
        • 體驗 (亦可包含 娛樂 和 思考)
        • 娛樂：享受。
        • 思考：成長。
      • 設計要點

        1. 弱者保護

           • 避免差距拉大，讓弱者保持追得上的可能性。
           • 讓弱者輸得少。

        2. 心流理論
           

        3. 強者抑制

           • 不能讓強者贏得太容易，讓局勢有翻盤的可能性。
           • 讓強者贏得難。

        4. 強者對決

           • 讓 能力相等(近) 的強者之間互相競爭。
    • → 框架 (2) ←
      1. 結束：勝利或活動結束的條件。(產生遊戲意義)
      2. 行動：過程中可以執行的動作。
      3. 提示：趨近結束的方法、秘訣。(參與者主動發掘、執行)
      4. 開始：起始配置、開始的信號。
    • → 引言 (1) ←
      • 直述破梗、情境包裝。
    • → 進場 (3) ←
      • 開場提示、氣氛營造，讓大家盡快進入遊戲環境。
    • → 出場 (5) ←
      • 情緒熱力上升 (煽動)，在時間上盡可能拉長這個階段。
      • 最後記得要給予明確的結束。
        

(三) 主持籌備流程

• 確定需求 > 決定風格 > 確定流程 > 準備講稿 > 彩排確認 > 上台主持。
• 講故事時需要注意：起、承、轉、合。

七、簡報邏輯

• 【練習一】30秒
• 【練習二】因果句：PUNCHLINE
  「為了OOOO，我們要XXXX。」

  「為了實踐性別平權的理想，我們舉辦自慰棒自造工作坊。」

• 【簡報關鍵】起、承、轉、合
  • 起 - 補獵眼球
    • 先嚇嚇他們，建立溝通的前提。
    • 常見套路：自問自答、民調驗證、影片先上
  • 承：需求舉證
  • 轉：換檔變速
  • 合：收單結論
• 【策略制定】一些零碎ㄉ細節
  • 市場區隔、順序策略、事不過三
• 【關於視覺】字體、間距、字級、顏色、外框、對齊